02het team

Maak kennis met het digitale team.

Elke digitale medewerker heeft één taak, een vaste set systemen waar hij bij mag, en een lijst met dingen die hij nooit zelf doet. Die lijst schrijf jij. Hij staat in zijn dossier, met de datum erbij.

Bespreek je eerste digitale medewerker → Aan de slag

→het team

Honderddrie rollen liggen klaar. Eén ervan is die van jou.

Staat jouw rol er niet bij? Elke medewerker hier is een startpunt, we ontwerpen digitale medewerkers op maat, rond jouw workflow en jouw tools.

Bespreek een maatwerkrol →

→uitgelicht, in de diepte

Zeven rollen, volledig uitgewerkt.

De meest geïmplementeerde digitale medewerkers, met hun taken, tools, grenzen en voorbeeldworkflows. Elke andere rol hierboven volgt dezelfde structuur.

AIM 001 · inzetbaar

Data-Triage Medewerker

Leest binnenkomende datastromen, aanvragen, documenten, records, formulierinzendingen, classificeert elk item, structureert het en routeert het naar de juiste plek of persoon. Niets raakt kwijt, niets blijft ongelezen liggen.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Binnenkomende items classificeren op type en urgentie
Gestructureerde data halen uit ongestructureerde input
Items routeren naar de juiste wachtrij, map of eigenaar
Duplicaten, gaten en afwijkingen signaleren

Werkt met

E-mail & gedeelde inboxen
Spreadsheets & databases
Documentopslag
Projectmanagement-tools

Blijft onder menselijke controle

Het laatste woord bij twijfelgevallen
Goedkeuring vóór data naar kernsystemen wordt geschreven
Alle externe communicatie

Voorbeeldworkflow

Nieuw leveranciersdocument komt binnen per e-mail
Medewerker haalt kernvelden eruit, controleert volledigheid
Archiveert het, werkt het register bij, informeert de eigenaar
Onvolledig? → zet een opvolgmail klaar ter goedkeuring

go-live ±3 wekenimpact documenten verwerkt op de dag dat ze binnenkomen, niet aan het eind van de week

Gerelateerde toepassingen →

AIM 002 · inzetbaar

Customer Success Medewerker

Neemt de repetitieve laag van klantenservice over: leest elke binnenkomende aanvraag, bepaalt urgentie en onderwerp, schrijft een conceptantwoord in jullie tone of voice en routeert uitzonderingen naar je specialisten.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Tickets classificeren en prioriteren
Conceptantwoorden op terugkerende vragen
Routeren naar het juiste teamlid
Opvolgherinneringen bij openstaande aanvragen

Werkt met

Helpdeskplatformen
E-mail & gedeelde inboxen
CRM
Slack / Teams voor interne routering

Blijft onder menselijke controle

Goedkeuring vóór elk antwoord wordt verstuurd
Klachten en gevoelige zaken gaan direct naar een mens
Tone-of-voice- en beleidsupdates

Voorbeeldworkflow

Klant mailt over een vertraagde bestelling
Medewerker vindt de order, checkt de status, schrijft een concept
Medewerker keurt met één klik goed, of past eerst aan
Escalatiepatroon gedetecteerd? → gemeld bij de teamlead

go-live ±4 wekenimpact elke binnenkomende vraag gesorteerd en beantwoord voor jij hem opent

Gerelateerde toepassingen →

AIM 003 · inzetbaar

Voorraadplanner Medewerker

Houdt continu product-, verkoop- en voorraaddata in de gaten over je platform en spreadsheets. Signaleert risico's vroeg, artikelen die opraken, slow movers, datagaten, en bereidt de bestelacties voor die jouw planner goedkeurt.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Dagelijkse checks op voorraad en verkoopsnelheid
Risico's op te lage of te hoge voorraad signaleren
Productdata consistent houden over systemen heen
Bestelvoorstellen met aantallen voorbereiden

Werkt met

E-commerceplatformen
ERP- / voorraadsystemen
Spreadsheets
E-mailthreads met leveranciers

Blijft onder menselijke controle

Elke inkooporder vereist goedkeuring
Bestelregels en drempels bepaald door jouw planner
Leveranciersonderhandelingen blijven mensenwerk

Voorbeeldworkflow

Verkoopsnelheid piekt op een productlijn
Medewerker berekent de stock-out-datum, checkt levertijden
Bereidt een bestelvoorstel met aantallen voor
Planner keurt goed → conceptorder wordt aangemaakt

go-live ±3-4 wekenimpact een bestelvoorstel zodra de voorraad onder je eigen grens zakt, niet bij de telling

Gerelateerde toepassingen →

AIM 004 · inzetbaar

SEO-Strateeg Medewerker

Zet ruwe SEO-data om in een uitvoeringspijplijn: clustert keywords, spot rankingkansen en -verval, en vertaalt ze naar geprioriteerde, gebriefte contenttaken die je team direct kan oppakken.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Keywords clusteren en kansen scoren
Rankingveranderingen en contentverval monitoren
Geprioriteerde contentbriefings maken
Suggesties voor interne links en on-page

Werkt met

SEO- & analytics-tooling
CMS
Spreadsheets
Projectmanagement-tools

Blijft onder menselijke controle

Redactioneel oordeel en definitieve publicatie
Merkstem en contentstrategie
Goedkeuring op elke live sitewijziging

Voorbeeldworkflow

Wekelijkse crawl van ranking- en keyworddata
Medewerker clustert kansen op intentie en waarde
Genereert gebriefte taken in je PM-tool
Marketeer beoordeelt de wachtrij en pakt de topitems op

go-live ±3-4 wekenimpact van keyword naar gebriefte tekst zonder dat er iemand tussen hoeft

Gerelateerde toepassingen →

AIM 005 · inzetbaar

Operations & Rapportage Medewerker

Verzamelt operationele data uit de tools waar die leeft, structureert die en levert op vaste momenten een consistente managementrapportage, met afwijkingen uitgelicht, zodat beslissingen op feiten gebeuren in plaats van op gevoel.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Data verzamelen uit systemen, op schema
Cijfers opschonen, afstemmen en structureren
Week- / maandrapportages produceren
Afwijkingen uitlichten die aandacht verdienen

Werkt met

Spreadsheets & databases
CRM- & e-commerceplatformen
Projectmanagement-tools
Slack / Teams voor aflevering

Blijft onder menselijke controle

Interpretatie van en beslissingen over de cijfers
Rapportstructuur en KPI-definities
Extern delen van elke rapportage

Voorbeeldworkflow

Maandag 07:00, data opgehaald uit vijf bronnen
Medewerker stemt af en bouwt de weekrapportage
Signaleert: twee KPI's uit de trend, één datagat
Rapport staat in Slack vóór de maandagse stand-up

go-live ±3 wekenimpact het weekrapport staat er maandagochtend, uit je eigen systemen

Gerelateerde toepassingen →

AIM 006 · inzetbaar

Sales Support Medewerker

Houdt de pipeline in beweging: verrijkt en registreert elke nieuwe lead, houdt het CRM schoon en zet stilstand om in concrete opvolgacties, zodat je salesmensen verkopen in plaats van administreren.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Lead-intake, verrijking en CRM-registratie
Opvolgmails en herinneringen klaarzetten
Dealfases en notities actueel houden
Gespreksvoorbereidingen maken uit CRM-historie

Werkt met

CRM
Email
Agenda's
Spreadsheets

Blijft onder menselijke controle

Goedkeuring vóór elke outreach wordt verstuurd
Dealstrategie, pricing en onderhandeling
Kwalificatie van twijfelleads

Voorbeeldworkflow

Nieuwe inbound lead vult het contactformulier in
Medewerker verrijkt de bedrijfsdata, registreert in het CRM
Zet een opvolgmail op maat klaar ter goedkeuring
Geen reactie na 5 dagen? → volgende touchpoint staat klaar

go-live ±3-4 wekenimpact elke lead binnen het uur opgevolgd, ook buiten kantooruren

Gerelateerde toepassingen →

AIM 007 · inzetbaar

Admin & Backoffice Medewerker

Verwerkt het terugkerende papierwerk waar niemand tijd voor heeft: facturen, formulieren, registraties en data-invoer tussen systemen, voorbereid, gearchiveerd en klaargezet voor snelle menselijke goedkeuring.

Bespreek deze medewerker →

Taken die hij overneemt

Facturen en standaarddocumenten verwerken
Data-invoer en synchronisatie tussen systemen
Archiveren, benoemen en opslaan
Terugkerende administratieve batches voorbereiden

Werkt met

E-mail & documentopslag
Boekhoud- / administratiesoftware
Spreadsheets
Interne systemen via API

Blijft onder menselijke controle

Goedkeuring op betalingen en boekingen
Uitzonderingsafhandeling bij afwijkende documenten
Toegangsregels per datacategorie

Voorbeeldworkflow

Leveranciersfactuur komt binnen in de inbox
Medewerker haalt de data eruit, matcht de inkooporder
Zet hem klaar ter goedkeuring, alles vooringevuld
Verschil gevonden? → gemeld met het exacte bedrag

go-live ±3 wekenimpact elke factuur gecontroleerd tegen de order voor hij ter goedkeuring komt

Gerelateerde toepassingen →

→veelgestelde vragen

Over de rollen.

Kunnen we meerdere digitale medewerkers combineren?+

Ja, de meeste bedrijven starten met één, bewijzen de workflow en breiden daarna uit. Medewerkers kunnen werk aan elkaar overdragen via dezelfde goedkeurings- en logginglaag.

Onze rol staat niet in de bibliotheek. Wat nu?+

De bibliotheek dekt de meest voorkomende rollen, maar de meeste implementaties starten vanuit een workflow die op geen enkele lijst staat. Beschrijf de jouwe in een call en we brengen eerlijk in kaart of hij te automatiseren is.

Wie onderhoudt de medewerker na go-live?+

Wij. En jij ziet het live: je logt in op je eigen dashboard en ziet uren terug, reactietijd, wat er is afgehandeld en wat op jouw besluit wacht. Monitoring, uitzonderingen en verbeteringen zitten in elk plan, het is een collega die steeds beter wordt, geen eenmalig project.